www.tennisclub-appelscha.nl
TCA

Huishoudelijk Reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE TENNISCLUB T.C.A.

gevestigd te Appelscha in de gemeente Ooststellingwerf, opgericht op 18 januari 1966.

RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN.

ARTIKEL 1.

De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en tenniskleding te dragen volgens het baanreglement. Het baanreglement wordt door de algemene vergadering vastgesteld. Het baanreglement wordt ter kennisgeving opgehangen in de buurt van het afhangbord.

ARTIKEL 2.

De leden zijn verplicht adreswijzigingen zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie door te geven. Zij zijn tevens verplicht de helft van de contributie te voldoen voor 1 maart en voor 1 september van het betreffende verenigingsjaar. Opzeggen van het lidmaatschap dient voor 1 december van het lopende verenigingsjaar schriftelijk te geschieden bij de ledenadministratie.

ARTIKEL 3.

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

VERGADERINGEN.

ARTIKEL 4.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dat wensen. De voorzitter heeft in de vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

ARTIKEL 5.

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door een schriftelijke convocatie of door mondelinge mededeling aan ieder bestuurslid, tenminste zeven dagen voor de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van de bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek, binnen veertien dagen na het indienen van het verzoek, niet is voldaan zijn de verzoekers zelf tot bijeenroepen bevoegd.

ARTIKEL 6.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door tien seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door tien leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk tien dagen voor de algemene vergadering.

ARTIKEL 7.

Een besluit door de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbend op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig met inachtneming van artikel 15, lid 7 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit de benoeming van een persoon betreft en is genomen met tenminste tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen (blanco stemmen daartoe niet inbegrepen) en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

ARTIKEL 8.

De agenda van de algemene vergadering omvat, behalve de uit de statuten of voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de convocatie door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroepen der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

ARTIKEL 9.

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste tien andere leden.

COMMISSIES

ARTIKEL 10.

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene en bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van genoemde commissie. Deze commissie(s) en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en de verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 10 lid 4 van de statuten (kascommissie) - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

ARTIKEL 11.

De commissie als bedoeld in artikel 10, lid 4 van de statuten (kascommissie) bestaat uit twee leden. De leden worden benoemd voor twee jaar volgens een rooster waarbij steeds per jaar één lid aftreedt. Daarnaast wordt jaarlijks een plaatsvervangend lid benoemd die bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen. Bij voorkeur zal dit plaatsvervangend lid in het volgende verenigingsjaar door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie, in de plaats van het lid van de commissie dat aftredend is.

ARTIKEL 12.

Door de algemene vergadering worden de volgende commissies ingesteld, te weten:
Een seniorencommissie bestaande uit een oneven aantal leden, echter met een minimum van vijf leden.
Een senioren plus commissie bestaande uit een oneven aantal leden, echter met een minimum van drie leden.
Een juniorencommissie bestaande uit een oneven aantal leden. echter met een minimum van vijf leden. De kantinecommissie bestaande uit een oneven aantal leden, echter met een minimum van drie leden.
Een accommodatiecommissie bestaande uit een oneven aantal leden, echter met een minimum van vijf leden.
Een communicatiecommissie bestaande uit een oneven aantal leden, echter met een minimum van drie leden.
Een technische commissie bestaande uit een oneven aantal leden, echter met een minimum van drie leden.
Een sponsorcommissie bestaande uit een oneven aantal leden echter, met een minimum van drie leden.
De commissieleden worden benoemd voor drie jaar met mogelijkheid tot herverkiezing voor een periode van nogmaals drie jaar.
Daarna is verlenging met telkens één jaar mogelijk als de algemene vergadering daartoe met tweederde van de uitgebrachte stemmen besluit.
Van de technische commissie wordt de verenigings competitie leider (VCL) voorgedragen door de TC en benoemd door de algemene vergadering.
Van de communicatiecommissie wordt de redacteur voorgedragen door de Communicatie commissie en benoemd door de algemene vergadering.

ARTIKEL 13.

De accommodatiecommissie is verantwoordelijk voor het algemeen in goede staat brengen en houden van alle materiële zaken op het tennispark, zoals banen, gebouwen etc.
De senioren commissie is verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van toernooien en andere activiteiten die de clubgeest bevorderen.
De senioren plus commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van toernooien en activiteiten die gericht zijn op het welzijn van de 50+ leden van onze vereniging. Er worden door de commissie zowel toernooien tussen verenigingen, uit de regio, onderling georganiseerd als officiële KNLTB toernooien voor de regio Friesland en Drenthe.
De juniorencommissie is verantwoordelijk voor alle activiteiten die betrekking hebben op de jeugdleden, zij behartigen en/of organiseren toernooien, tossavonden, competities die door KNLTB worden aangeboden e.e.a. in samenwerking met de technische commissie. Daar waar speelsterkte van leden aan de orde is volgt zij het advies van de technische commissie. Samen met de technische commissie is de jeugdcommissie verantwoordelijk voor het evalueren en begeleiden van de door het bestuur aangestelde tennisschool, die de clubtrainingen verzorgt.
De kantinecommissie is verantwoordelijk voor het kantinebeheer in het algemeen, d.w.z. kantinebezetting, schoonmaak clubhuis, kantinebevoorrading alsmede het financiële aspect hiervan.
De communicatiecommissie draagt verantwoording voor het geven van bekendheid aan activiteiten van de vereniging in de breedste zin. Voorts geeft de communicatiecommissie bekendheid aan bestuur- en commissiebesluiten. Dit alles geschiedt door het:
Uitgeven van een clubblad (minimaal vijf keer per jaar).
Aanleveren van informatie en kopij aan de (plaatselijke) media.
De website "up to date" houden.
De redacteur is belast met de directe uitvoering.
De technische commissie is verantwoordelijk voor alle officiële KNLTB toernooien en competities. Op voordracht van de technische commissie wordt door de ALV een competitieleider aangesteld. Samen met de jeugdcommissie is de technische commissie verantwoordelijk voor het evalueren en begeleiden van de door het bestuur aangestelde tennisschool, die de clubtrainingen verzorgt. De technische commissie is verantwoordelijk voor de "speelsterkte lijsten" van de vereniging en geeft daar, waar dat aan de orde is, advies aan andere commissies. Tevens is de technische commissie verantwoordelijk voor de deelname en begeleiding van de Frieslandcup.
De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het adverteerder en sponsor acquisitie en relatie beheer. De commissie doet voorstellen aan het bestuur voor advertentie en sponsor mogelijkheden en prijsstelling. Na goedkeuring door het bestuur benadert de commissie de (potentiële) sponsors om hun te informeren over het advertentie en sponsor beleid en de sponsor mogelijkheden. Elke nieuwe advertentie en sponsor overeenkomst wordt schriftelijk vastgelegd en het document wordt door de club secretaris gearchiveerd. In samenwerking met de penningmeester zorg de sponsor commissie voor het binnenhalen van de gelden.

BESLUITVORMING

ARTIKEL 14.

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

ARTIKEL 15.

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingebracht voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven is het niet aangenomen.

ARTIKEL 16.

In geval van verkiezing wordt voor iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen voor een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten zullen worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

BESTUUR

ARTIKEL 17.

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuur benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Bestuursleden worden benoemd door de algemene vergadering voor een periode van drie jaar. Vervolgens is men herkiesbaar voor nog eens drie jaar. Na een zittingsperiode van zes jaar kunnen bestuursleden door de algemene vergadering jaarlijks met tweederde van de uitgebrachte stemmen worden herkozen voor telkens een periode van één jaar. Er wordt een rooster van aftreden opgemaakt uitgaande van de termijn van benoeming. Er zal op toegezien moeten worden dat er een zekere evenwichtige spreiding plaatsvindt in de data, waardoor geen situaties zich voordoen waardoor de bestuurbaarheid in gevaar komt. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens het rooster had moeten aftreden.

ARTIKEL 18.
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

ARTIKEL 19.

Schade aan de vereniging of aan één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

ARTIKEL 20.

Het bedrag als bedoeld in artikel 9, lid 3 onder sub c van de statuten wordt gesteld op € 5.000,- .

VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR

ARTIKEL 21.

Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
Namen en adressen van de in artikel 3 der statuten bedoelde personen.
Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur.
De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke korter dan één jaar gebruikt plegen te worden, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

AANMELDINGSFORMULIEREN

ARTIKEL 22.

Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 4, lid 1 van de statuten, dient vermeld te worden:
naam en voornaam
adres
postcode en woonplaats
telefoon
geslacht
geboortedatum
bank / gironummer
mail adres
handtekening

SLOTBEPALING

ARTIKEL 23.

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris een exemplaar van de statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

WIJZIGINGEN

ALDUS VASTGESTELD DOOR DE ALGEMENE VERGADERING OP 30 JANUARI 2012.

Wijziging artikel 17 en 18
Gevolg van de nieuwe bestuursstructuur, goedgekeurd op de BALV van 27 maart 2014.